برنامه ريزی - شرايط و ويژگى هاى هدف
يكى از صاحب نظران و نظريه پردازان مديريت در توضيح اهداف و تبيين ويژگى هاى آن مى گويد:
سازمان بايد اهداف نهايى داشته باشند، نه اهداف زودگذر. اهداف بايد مشخص بوده و خوب تعريف شوند تا كاركنان تصوير روشنى از آن ها به دست آورند. از جنبه انتزاعى بودن اهداف بايد فاصله گرفت . (1)
از آن جا كه هدف ، در سازمان ها نقشى محورى بر عهده داشته و هدايت و راهبرى كليه تلاش هاى فرد و سازمان را بر عهده دارد، بايستى داراى خصوصيات و ويژگى هايى باشد كه بتواند اين نقش مهم را به بهترين شكل در سازمان ايفا كند. برخى از اين ويژگى ها و خصوصيات كه در سخنان ارزشمند امام على (ع ) مورد توجه قرار گرفته عبارتند از:
الف ) بزرگ و چالشى بودن
اولين ويژگى مهمى كه مى توان براى هدف ، ذكر كرد، عالى و چالشى بودن آن است ؛ چرا كه اهداف بزرگ ، انگيزه افراد را براى تلاش و كوشش بيش تر افزايش داده ، در نتيجه باعث خواهد شد كه سطح عملكرد افزايش پيدا كند.
داشتن اهداف عالى از مطالبى است كه در روايات و سخنان معصومان (ع ) مورد تاءكيد و سفارش قرار گرفته ، و شايد دليل اصلى اين همه تاءكيد آن باشد كه داشتن اهداف بزرگ ، باعث افزايش انگيزه افراد براى تلاش و كوشش بيش تر در جهت دستيابى به آن اهداف مى شود. امير مؤ منان على (ع ) در تبيين اين نكته مى فرمايد:
هموم الرجل على قدر همته ؛ (2) تلاش و كوشش آدمى به اندازه هدف اوست .
بنابراين ، هر قدر كه اهداف پيش بينى شده ، بزرگ و عالى باشند، افراد انگيزه بيش ترى پيدا كرده ، و تلاشى دو چندان براى رسيدن به آن هدف ها از خود نشان خواهند داد؛ چرا كه دستيابى به اهداف بزرگ و عالى مشكل تر بوده و به تلاش و كوشش بيش ترى نياز دارد، در نتيجه هر مقدار كه هدف ها مشكل تر باشند، عملكردها در سطحى عالى تر خواهند بود، و اگر يكى از كاركنان كار سخت و مشكلى را پذيرفت ، تقريبا آنچه از دستش بر مى آيد انجام خواهد داد تا به هدف مزبور برسد. (3)
به عبارت ديگر؛ هر قدر كه هدف ها بزرگ تر و چالشى بوده و دستيابى به آن ها مستلزم تلاش و كوشش بيش ترى باشد، كاركنان سازمان تمام توانايى خود را براى رسيدن به آن به كار خواهند گرفت ، و اين مساءله باعث خواهد شد كه عملكرد افراد در سطح عالى و مورد قبول باشد.
امام على (ع ) مى فرمايد:
من كبرت همته كبر اهتمامه ؛ (4)
هر كس كه هدفش بزرگ باشد، تلاش و كوشش او بسيار خواهد بود.
بنابراين ، مى توان گفت كه يكى از راه هاى انگيزه در ميان كاركنان سازمان و در نتيجه ، ارتقاى سطح عملكرد آن ها، اين است كه سازمان اهدافى بزرگ و عالى انتخاب كند، به طورى كه دستيابى به آن ها مشكل بوده و مستلزم تلاش بيش ترى باشد.
داشتن هدف هاى عالى و بزرگ در سازمان علاوه بر اين كه موجب افزايش انگيزش كاركنان سازمان مى شود، علامت رشد و بالندگى فرد و سازمان بوده و مبين آن است كه فرد يا سازمان تصميم گرفته است تا مسير تكامل و توسعه را بپيمايد؛ لذا مى تواند افتخار بزرگى محسوب شود؛ چنان كه حضرت على (ع ) فرمود:
ينبغى اءن يكون التفاخر بعلى الهمم ؛ (5) سزاوار است كه تفاخر، در عالى بودن اهداف باشد.
همچنين آن حضرت در يكى ديگر از بيانات خود، اين نكته را مورد توجه قرار داده و مى فرمايد:
انما سراة الناس اولو الاخلام الرغيبة و الهمم الشريفة ؛ (6)
همانا بزرگان مردم ، صاحبان عقل هاى ژرف نگر و گسترده ، و دارندگان اهداف و همت هاى شريف هستند.
بيان اين نكته ضرورى است كه توصيه و سفارش امير مؤ منان على (ع ) در مورد داشتن اهداف عالى و بزرگ ، مخصوص و محدود به داشتن هدف هاى بزرگ دنيوى و مادى نيست ؛ بلكه يكى از مصاديق اصلى و قطعى آن ها، اهداف بزرگ و عالى معنوى و اخروى است ؛ چنان كه در برخى از سخنان ايشان ، به اين مهم تصريح شده است . آن حضرت مى فرمايد:
اجعل همك لآخرتك ؛ (7) هدف خود را آخرتت قرار بده .
ب ) واضح و مشخص بودن
هدف يا اهدافى كه براى سازمان مشخص و تعيين مى شود، بايد تصريح و روشن باشد. وضوح و صراحت هدف ، به تعريف دقيق هدف از انجام كار بستگى دارد. به طور معمول ، صراحت به معناى بيان هدف در قالب عبارات روشن ، و در صورت امكان در قالب عبارات كمى مى باشد.
برخى از صاحب نظران مديريت ، مشخص و صريح نبودن هدف را يكى از مشكلات اساسى آن ها دانسته و معتقدند: يكى از رايج ترين ضعف هاى اهداف سازمانى ، اين است كه با عبارات خيلى كلى بيان مى شوند. (8) بنابراين ، يكى از صفات و ويژگى هاى مهم هدف خوب و مؤ ثر، آن است كه كاملا روشن و صريح باشد؛ زيرا هدف ، تعيين كننده جهت حركت سازمان و مسير فعاليت هاى آن است ؛ و براى اين كه بتواند اين رسالت را به خوبى انجام دهد بايد به صورت واضح و روشن تبيين شود.
دقت در سيره مديريتى امام على (ع ) اين نكته را روشن مى كند كه آن حضرت همواره به اين مطلب توجه داشته است . چنان كه پيش از اين بيان شد، ايشان هر گاه كسى را به عنوان كارگزار منطقه اى انتخاب مى كرد، قبل از اعزام وى به منطقه مورد نظر، اهداف و انتظارات خود را به روشنى و با صراحت نوشته و در اختيار او مى گذاشت .
ج ) واقع بينانه بودن
يكى ديگر از ويژگى ها و خصوصيات مطلوب در اهداف ، واقع بينانه و قابل حصول بودن آن هاست . اهدافى كه براى سازمان انتخاب مى شوند، بايد به گونه اى باشند كه با امكانات و توانايى هاى سازمان تناسب داشته ، و امكان دستيابى به آن ها براى سازمان وجود داشته باشد.
درست است كه در تعيين اهداف بايستى هدف هاى بزرگ و عالى انتخاب شوند؛ ليكن نبايد اين اهداف خيالى و غيرواقعى باشند، به طورى كه دستيابى به آن ها غير ممكن بنمايد. اهداف انتخابى بايد در عين اين كه والا و بزرگ هستند، قابل دسترسى و امكان پذير بوده ، و با تلاش و كوشش - هر چند زياد - بتوان آن ها را به دست آورد.
تعيين و انتخاب اهداف غير قابل حصول ، و اهدافى كه دستيابى به آن ها با امكانات و توانايى هاى سازمان تناسب ندارد، علاوه بر اين كه سازمان را در رسيدن به هدف ها ناكام مى كنند، موجب گرفتار شدن سازمان در مشكلات و دشوارى ها شده و خطراتى را نيز براى آن به وجود خواهند آورد.
امير مؤمنان على (ع ) در مورد آثار سوء تعيين اهداف غير قابل دسترس مى فرمايد:
عشرة يفتنون اءنفسهم - الى اءن قال : - و الذى يطلب ما لا يدرك ؛ (9)
ده گروه خود را به رنج و بلا گرفتار مى سازند؛ تا اين كه فرمود:
... و كسى در پى چيزى است كه دست نيافتنى باشد.
برخى از صاحب نظران مديريت ، معتقدند: گر چه اهداف بايد دشوار و چالشى باشند؛ ليكن بايد واقع بينانه و مناسب با منابع موجود نيز باشند. اگر اهداف خيلى دشوار بوده يا بدون توجه به محدوديت هاى محيطى ، يا استعدادها و توانمندى هاى مديريتى تعيين شوند، مديران و كاركنان دلسرد و نااميد شده ، و به سمت و سوى عملكرد ضعيف يا نامناسب هدايت مى شوند. (10)
بنابراين ، ضرورى است اهدافى كه سازمان براى خود انتخاب مى كند، واقع بينانه باشند؛ و در حقيقت با توجه به توانايى ها و امكانات تعيين گردند؛ زيرا اهدافى كه در تعيين آن ها، امكانات و توانايى هاى سازمان و مديران آن ، مورد توجه جدى قرار نگرفته باشد، نه تنها كمكى به رشد و پيشرفت سازمان نمى كنند، بلكه مى توانند مانعى بزرگ در راه حركت سازمان بوده و تاثيرات منفى بر عملكرد سازمان داشته باشند.
پی نوشت:
(1) 55:P ؛Theory Organization :Stephen ,Robbins
(2) غررالحكم و دررالكلم ، حديث 10059
(3) .222:P ؛Behavior Organization :Stephen ,Robbins
(4) غررالحكم و دررالكلم ، حديث 7850.
(5) همان ، حديث 10953.
(6) همان ، حديث 3914.
(7) همان ، حديث 2453.
(8) .155:P ؛Managenent :David ,Kurtz ,Louis ,Boone
(9) بحار الانوار، ج 73، ص 159.
(10) .209:P ؛Management ؛Others ,Cortland ,Bovee
صدف کعبه لب گشود و اسوه یگانه ، دردانه جاودانه و حقیقت ولایت را به جهان هستی تقدیم کرد .