پیام های امیر(ع)

برنامه ريزی - تعيين هدف

اولين نكته مهم و حياتى در فرايند برنامه ريزى ، تعيين هدف يا اهداف است . اهداف ، عنصر اصلى برنامه ريزى بوده و برنامه ها براى دستيابى به آن طراحى و سپس اجرا مى شوند. تمام كارها و وظايف مديران سازمان ، اعم از برنامه ريزى ، تصميم گيرى ، سازمان دهى و كنترل ، به منظور دستيابى به اين اهداف است . پس ، اهداف ، مبناى برنامه ريزى ، و هسته اصلى تمام وظايف و كارهاى مديران هستند. همچنين اهداف سازمانى به فعاليت ها، تلاش ها و حركت سازمان جهت داده و آن ها را در مسير معين و مشخصى رهنمون مى شوند.
برخى از صاحب نظران و نويسندگان مديريت ، اهداف و نقش آن ها را در سازمان اين گونه تبيين مى كنند. اهداف دقيقا مشخص مى كنند كه سازمان به كجا مى خواهد برود و چه چيزى را بايد به دست آورد. همچنين اهداف به مديران اين امكان را مى دهند تا برنامه هايى را طراحى كنند كه به رسالت سازمان را به واقعيت تبديل كنند.(1)
در واقع بايد گفت كه هدف سازمان ، نوعى وضعيت مطلوب و مورد نظر است كه سازمان قصد دستيابى به آن ها را دارد. در اين زمينه نقش اصلى مديريت ارشد سازمان ، تعيين اهداف عالى و استراتژى هاى سازمان ، و ايجاد شرايط و محيطى مناسب براى اجراى اين استراتژى ها در جهت رسيدن به اهداف مى باشد. به منظور سنجش اثر بخشى سازمان ، بايد هدف هاى مورد نظر سازمان شناسايى ، سپس عملكرد آن سنجيده و ارزيابى شود؛ زيرا اثر بخشى سازمان عبارت است از درجه يا ميزانى كه سازمان به هدف هاى مورد نظر خود نزديك مى شود. بنابراين ، همه سازمان ها بايد در مرحله اى از زمان تعيين كنند كه تا چه اندازه در جهت رسيدن به اهدافشان عمل كرده و تا چه ميزان به موفقيت دست يافته اند.
از روش هاى شناخته شده در تعيين اهداف سازمانى كه از دهه 1950 ميلادى تاكنون از آن استفاده شده ، مديريت بر مبناى هدف (2) است ، كه پيتر دراكر(3) آن را طراحى كرده است . اين روش مديريت بر اساس فلسفه مشاركت كاركنان استوار است . مشاركت كاركنان باعث تقويت ارتباط ميان مديران و كاركنان شده و در نتيجه انگيزه شغلى آنان را افزايش خواهد داد. بنابراين ، مديريت بر مبناى هدف ، به تشخيص ‍ بسيار خوب و روشن ، و برقرارى ارتباط بين مديران و كاركنان نياز دارد.
روش مديريت بر مبناى هدف ، عملا نيز بر اين نكته تاءكيد دارد كه هر قدر سازمان ها در رسيدن به اهدافشان نزديك تر باشند، اثر بخش تر هستند.
اگر هدف هاى سازمان مشخص نشود، مسير حركت سازمان روشن نخواهد شد، و زمانى كه مسير حركت سازمان و جهت فعاليت هاى آن مشخص ‍ نباشد، ابهام و سر در گمى سازمان فرا گرفته و كاركنان دچار بلاتكليفى خواهند شد. بى ترديد اين مساءله ، كاهش ميزان اثر بخشى سازمان را به دنبال دارد.
در مورد ضرورت تعيين هدف ، و مشخص كردن اهداف سازمانى ، مى توان به سيره عملى امير مؤ منان حضرت على (ع ) استناد كرد. آن حضرت در دوران كوتاه حكومت ظاهرى خويش ، هر گاه فردى به عنوان زمامدار و كارگزار خود به منطقه اى اعزام مى كرد، انتظارات خود را به صورت دقيق به اطلاع آن شخص مى رساند، و اهدافى را كه بايد براى دستيابى به آن ها تلاش كند، مشخص مى كرد. آن حضرت اهداف و وظايف اصلى را به صورت روشن و دقيق تبيين ، و معمولا آن ها را مكتوب مى كرد و به صورت نامه اى در اختيار كارگزاران مناطق و شهرهاى مختلف و يا فرماندهان لشكر خود قرار مى داد.
در منابع روايى و متون تاريخى ، موارد بسيارى از اين نامه ها ذكر شده است . در كتاب شريف نهج البلاغه نيز چند مورد از اين نامه ها وجود دارد كه كامل ترين و جامع ترين آن ها، نامه اى است كه حضرت (ع ) خطاب به مالك اشتر نخعى ، زمانى كه تصميم گرفت او را به عنوان استاندار مصر منصوب نمايد، نوشته است . 

  آن حضرت در اين نامه مفصل - كه به عهد نامه مالك اشتر معروف است - اهداف اصلى و انتظارات اساسى خود را از مالك ، روشن و مشخص كرده و به صورت مشروح و جامع ، وظايف و اختيارات او را ذكر كرده است .
ايشان در بخش اول اين نامه ، اهداف كلى ، و وظايف اصلى را مطرح كرده و مى فرمايد:
هذا ما اءمر به عبدالله على اءمير المؤ منين مالك بن الحارث الاشتر فى عهده اليه حين ولاه مصر، جباية خراجها و جهاد عدوها و استصلاح اءهلها و عمارة بلادها ؛ (4) اين فرمان بنده خدا، على ، امير مؤ منان ، به مالك بن حارث اشتر است ، هنگامى كه او را والى مصر گردانيد، تا خراج آن ديار را گرفته ، و با دشمنان آن پيكار كند، و كار مردم را سامان داده و شهرهاى آن را آباد سازد.
امام على (ع ) در اين قسمت از نامه ، مبناى اصلى انتصاب و اعزام مالك اشتر را به مصر، گرفتن ماليات ، جنگ با دشمنان ، سامان دهى كار مردم و آباد ساختن شهرهاى آن منطقه اعلام كرده ؛ و در ادامه نامه ، وظايف مالك اشتر، و روش ها و دستور العمل هاى لازم جهت دستيابى به آن ها را توضيح داده است .

ضرورت و اهميت تعيين هدف
هدف عبارت است از: نقطه اى كه تمام فعاليت هاى سازمان ، معطوف به آن بوده و همه تلاش ها و كوشش ها به منظور دستيابى به آن انجام مى گيرد. بر اين اساس ، هدف تعيين كننده مسير حركت و جهت اصلى سازمان بوده ، و نتيجه نهايى و مقصود غايى است كه سازمان مى خواهد به آن دست بيابد.
امكانات و منابع هيچ فرد و سازمانى نامحدود نيست ؛ از اين رو لازم است كه هر فرد و سازمان ، با در نظر گرفتن منابع ، امكانات و توانايى هاى خود و با توجه به شرايط مختلف سياسى ، اجتماعى ، اقتصادى و فرهنگى ، هدف يا اهداف مشخص و روشنى را براى خود تعريف ، و تمام فعاليت ها و تلاش هاى خود را در جهت دستيابى به آن اهداف هدايت كند.
امام على (ع ) اين نكته اساسى را تذكر داده و مى فرمايد:
ان راءيك لا يتسع لكل شى ء ففرغه للمهم ؛

همانا انديشه تو گنجايش همه چيز را ندارد؛ پس آن را براى چيزهاى مهم فارغ نگه دار.
دلايل بسيارى براى اثبات ضرورت تعريف و تعيين هدف و اهميت ويژه آن در برنامه ريزى وجود دارد كه تنها به چند مورد از آن ها اشاره مى شود:

الف ) تعيين مسير حركت سازمان
از جمله دلايل ضرورت تعيين هدف در سازمان اين است كه هدف ها، تعيين كننده جهت حركت سازمان و روشن كننده مسير تلاش هاى افراد و كاركنان سازمان مى باشند؛ و سازمان ها و افراد بدون داشتن هدف ، مبهوت و سر در گم مى مانند و در برابر تغييرات محيطى ، دست به تلاش و فعاليت مى زنند، بدون اين كه بدانند واقعا در پى كسب چه چيزى هستند. با تعيين هدف ها، افراد و سازمان ها مى توانند عوامل انگيزشى را تعيين ، و منبع الهام بخش را مشخص نمايند. اين كار به آن ها كمك مى كند تا بر موانع و محدوديت هايى كه بر سر راه آن هاست پيروز شوند. (5)
امام على (ع ) در تبيين اهميت و ضرورت تعيين هدف ، يكى از دلايل ضرورت آن را ايجاد انگيزه در افراد دانسته و مى فرمايد:
بقدر الهمم تكون الهموم ؛ (6) 

 تلاش ها و كوشش ها به اندازه اهداف و همت ها است .
بر اين اساس ، اگر اهداف روشن و مشخصى وجود داشته باشد، افراد و سازمان ها انگيزه بيش ترى براى تلاش و كوشش براى رسيدن به آن هدف خواهند يافت .

ب ) تمركز تلاش ها
هر شخص يا سازمان ، منابع و امكانات محدودى دارد كه مى تواند براى رسيدن به يك هدف و يا دسته اى از اهداف به كار بندد. با انتخاب يك هدف ، يا مجموعه اى از هدف هاى وابسته و مرتبط، مى توان راه به كار گيرى اين منابع كمياب را مشخص كرده و اولويت ها را تعيين نمود. (7)
وقتى كه هدف هاى معين و روشنى براى سازمان تعريف شود، مسير حركت سازمان روشن شده و تمام تلاش ها معطوف به آن اهداف مى شود، و فعاليت هاى سازمان در جهت دستيابى به اهداف مورد نظر متمركز خواهد شد. تمركز تلاش ها و فعاليت ها به منظور دستيابى به اهداف خاص ، سازمان را از سر در گمى و پراكنده كارى نجات مى دهد، و راه روشنى را براى حركت آن مشخص خواهد كرد.
سازمان ها با محدوديت هاى مختلفى مواجه هستند؛ مثل محدوديت منابع و امكانات ، محدوديت نيروى انسانى ، محدوديت زمانى و محدوديت هاى ديگر، كه هر كدام به نوعى سازمان را با مشكل مواجه كرده و ضرورت روشن شدن اهداف و مسير حركت سازمان را نمايان مى سازند. 

  امير مؤ منان على (ع ) در موارد متعددى ضرورت تمركز بر كارهاى مشخص و پرهيز از پراكنده كارى را تذكر داده است . آن حضرت در يكى از بيانات خويش بر اين مورد مى فرمايد:
دع ما لا يعنيك و اشتغل بمهمك الذى ينجيك (8) 

  آنچه را براى تو مهم نيست واگذار؛ و به كار مهمى مشغول باش كه موجب نجات تو خواهد شد.
بنابراين ، لازم است كه سازمان ، اهداف روشن و مشخصى را براى خود تعيين و تعريف كند، و تمام فعاليت هاى كاركنان خود را در جهت دستيابى به آن هدف ها سوق دهد.

ج ) تعيين چارچوب براى تصميم گيرى
تعريف و تعيين اهدافى روشن و مشخص براى سازمان باعث خواهد شد كه مديران سازمان ، مبناى مشخصى براى تصميم گيرى هاى خود داشته باشند. اگر مديران سازمان ، چارچوبى روشن براى تصميم گيرى ترسيم كنند، از گام نهادن در تاريكى و سر در گمى نجات يافته ، تصميمات مناسب و مطلوبى اتخاذ خواهند كرد، و از اين رهگذر سازمان را به سوى موفقيت و پيشرفت ، رهنمون خواهند شد.

د) تعيين ميزان پيشرفت
يك هدف روشن و قابل سنجش كه مهلت مشخصى هم داشته باشد، به صورت يك استاندارد عملكرد در آمده ، و به افراد و مديران اين امكان را مى دهد كه ميزان پيشرفت خود را ارزيابى نمايند. از اين رو، اهداف ، بخش ‍ اصلى فرايند كنترل هستند؛ يعنى همان فرايندى كه اطمينان مى دهد كه فعاليت ها و برنامه ها در جهت دستيابى به اهداف قرار دارند.(9)
هدف هاى سازمانى به صورت معيار و استانداردى عمل مى كنند كه مى توان به وسيله آن ها، ميزان پيشرفت و موفقيت سازمان و كاركنان آن را ارزيابى و اندازه گيرى كرد.

(1) .207:P ؛Management ؛Others ,Cortland ,Bovee
(2) .(MBO).Objective by Mangement
(3) .Drucker Peter
(4) نهج البلاغه ، نامه 53.
(5) .186:P ؛Management ؛Edward ,Freeman ,James ,Stoner
(6) غررالحكم و دررالكلم ، حديث 4277.
(7) .186:P ؛Management ؛Edward ,Freeman ,James ,Stoner
(8) .186:P ؛Management ؛Edward ,Freeman ,James ,Stoner
(9) .186:P ؛Management ؛Edward ,Freeman ,James ,Stoner